Vergaderingen zijn hét moment om iedereen op de hoogte te brengen van situaties en mensen. Zeker als de voorzitter of organisator is dit de ideale gelegenheid om een project, opdracht of taak tot een succes te maken. Iedere meeting heeft een ander doel en door hier goed op in te spelen, maak je ze next level en dat helpt je stappen zetten in je carrière.
Veel meetings zijn een symptoom van een slechte organisatie. Hoe minder vergaderingen des te beter Peter Drucker, Amerikaans schrijver, hoogleraar en consultant op het gebied van organisatieleer en management.
Als teamplayer of scrummaster wil jij dat alle neuzen in jouw team dezelfde kant opstaan. Een meeting moet daarom nuttig en constructief zijn. Anders leidt het alleen maar af van het resultaat waar je team naar streeft. Check daarom voor elke meeting:
Hoe bouw je een effectieve vergadering op?
Een meeting goed leiden, is makkelijker gezegd dan gedaan. Iedere deelnemer heeft een stem en de meesten laten deze graag horen. Goed een vergadering leiden is een kunst en als je dit beheerst, levert het je veel op. Met deze succesformule staan jouw vergaderingen als een huis:
Het meest effectieve tijdstip voor een meeting is tussen 15 en 17 uur. Dat hebben wij niet bedacht, maar onderzoekers van de Universiteit van Leeds. Doordat het testosterongehalte dan doorgaans het laagst is bij iedereen (inkakmoment/middagdip), zijn de verbale vaardigheden het sterkst. Minder haantjesgedrag en meer overleg dus!
Bij een goede meeting horen een paar stappen in de voorbereiding:
bepaal het doel van de meeting: moet er wat beslist worden, is het alleen informeren of is het nodig om te sparren over bepaalde zaken?;
Een meeting is geen sociaal moment, zorg dat je to the point bent. Als voorzitter zorg je ervoor dat gesprekken niet afdwalen en houd je de tijd in de gaten. Goede communicatie-skills zijn van belang. Degene die een punt aandraagt, moet dit zelf toelichten. Jij werk ondertussen naar een conclusie toe. Als een punt is afgerond, herhaal je de conclusie en ga je door.
Ook zorgt de voorzitter ervoor dat iedereen evenveel aan het woord is, zodat iedereen aan bod komt en niet wordt gedomineerd door dezelfde mensen. Als blijkt dat een bepaald onderwerp veel weerstand, of zelfs een conflict, oproept, kan je hier een aparte meeting voor in het leven roepen met alleen de betrokkenen.
En niet iedere deelnemer hoeft de hele vergadering aanwezig te zijn. Cluster agendapunten en laat degenen vertrekken die hun bijdrage hebben geleverd.
Maak afspraken die haalbaar zijn en wijs iemand aan die toeziet op de uitvoering. De notulist maakt overigens geen deel uit van de meeting, daar is deze taak te intensief voor.
Ga je wel of niet voor een rondvraag? De meningen zijn hierover verdeeld. Wat vaststaat is dat een rondvraag vooral heel kort moet zijn. Je checkt alleen even of iedereen alles goed heeft begrepen. Er is dus geen ruimte voor nieuwe agendapunten, discussies of voor iemand die nog even zijn zegje wil doen.
Ook andere onderwerpen die niet bijdragen aan het doel van de meeting horen niet thuis in een rondvraag. Evalueren is wel altijd goed. Check hoe de deelnemers de vergadering hebben ervaren en of ze nog feedback hebben. Zo blijf je stappen zetten.
Maak het verschil als voorzitter tijdens een vergadering: tips
Een voorzitter maakt of breekt een meeting. Dit zijn de beste manieren om deelnemers te verrassen zonder in te leveren op efficiëntie.
Gebruik humor tijdens het vergaderen
Lachen verbindt en klaart de lucht. Het is een lekkere binnenkomer en creëert een fijne sfeer. Begin met een leuk statement over de huidige situatie of begin met een relevante anekdote. Kortom: laat je leukste kant zien!
Het zijn vaak de introverte collega’s die een scherpe blik op zaken werpen. Alleen worden deze vaak over het hoofd gezien. Het is aan jou als voorzitter van de vergadering om iedereen de ruimte te geven, zodat niet steeds dezelfde mensen aan het woord zijn.
Zitten jullie altijd in dezelfde ruimte en drinkt iedereen altijd hetzelfde frisje? Kies een verrassende locatie en sla funky soda’s in. Of begin met een spelletje of een leuk raadsel. Zo trap je af in een open sfeer bomvol frisse energie.
Begin de meeting eens met het delen van successen. Dat kunnen zakelijke successen zijn, maar ook persoonlijke successen. Iemand heeft een certificaat gehaald, een ander zit ruim over de targets en weer een ander is clubkampioen geworden van de tennisvereniging. Zo leer je elkaar beter kennen en zet je een positieve toon.
Plan je meeting rond een uurtje of vier, zodat deze meeting de laatste activiteit van de dag is. En dan… kan er geproost worden! De bar is open en de glazen mogen gevuld worden. Houdt wel rekening met de opbouw van de agenda, omdat de sfeer steeds meer ontspannen wordt.
Wil je het nóg moderner aanpakken? Check dan deze vergadertrends:
Zitten is het nieuwe roken. Waarom wordt er dan nog zittend gemeet? Staand vergaderen wordt populairder. Mensen hebben een actieve houding en werken onbewust toch een beetje aan hun stappenteller. Bijkomend voordeel: lang staan is niet prettig, waardoor de meeting nooit lang duurt.
Mindfulness tijdens het vergaderen
Met een bomvol hoofd val je de meeting binnen. Koffie vergeten en tas naast de stoel neerknallen. Krijgt deze meeting meteen jouw onverdeelde aandacht? Het antwoord is: nee. Dus neem de tijd om te landen als je de vergaderzaal instapt.
Kies een locatie die past bij de vergadervorm. Ga je een pittige discussie in met uiteenlopende belangen? Ga dan voor een warme, vriendelijke omgeving. Wil je knopen doorhakken, ga dan voor een rustige ruimte met weinig afleiding. Een brainstorm? Think out of the box en kies een inspirerende, prikkelrijke omgeving.
Combineer een meeting met een leuke teamactiviteit. Dit hoeft niet gelijk een bedrijfsuitje van een dag te zijn; een korte activiteit (een half uur tot een uur is al voldoende). Van een sessie Netflix-tips uitdelen’ tot een rondje in een arcadehal. Deze afleiding is goed voor de sfeer, het teamgevoel en levert jou punten op voor de originele insteek.
Videovergadering: zó vergader je effectief online
Bij videovergaderen is overleggen via Zoom, Google Meet, Teams of een andere tool de standaard. Hoe maak je zo’n online vergadering écht effectief?
Omdat mensen elkaar niet in real life zien, is het vaak niet voor iedereen duidelijk wie alle gezichten bij een videovergadering zijn. Zeker als het videocall nummer 10 van de week is… Laat iedereen zich voorstellen en vertellen wat ze deze meeting komen brengen en halen. Dat laatste is overigens ook heel nuttig bij offline vergaderingen.
Laat mensen vragen in een chat stellen die alleen jij kunt zien. Zo voorkom je dat mensen door elkaar heen gaan praten. Als voorzitter bepaal jij welke vraag/opmerking je wanneer behandelt. En misschien kun je sommige vragen al direct in de chat beantwoorden. Als het juiste moment daar is, kondig je de vraagsteller aan en geef je context, waarna de deelnemer zelf zijn of haar vraag kan stellen.
Net als bij reguliere meetings: doorbreek de routine eens. Met al dat videobellen kan iedereen wel wat inspiratie gebruiken. Doe bijvoorbeeld een kort quizje vooraf of werk met zijn allen aan jullie stappentellers. Een minuutje joggen op de plaats geeft iedereen een flinke boost energie aan de start van jouw teamoverleg.
Offline zie je zelfs de kleinste non-verbale signalen. Online is dat absoluut niet zo. Let er extra goed op dat iedereen aan het woord komt en check regelmatig of de neuzen nog dezelfde kant op staan.
En juist die non-verbale communicatie brengt ons bij het laatste punt: camera aan of camera uit. Als de camera aan is, kun je zien of mensen afdwalen, het ergens niet mee eens zijn of iets niet volgen. Nadeel is dat het niet altijd prettig is voor de deelnemers.
Wat betreft de microfoon kunnen we helder zijn: die staat uit, tenzij een deelnemer aan het woord is.
Een vergadering is een sociaal construct en ook hier zijn een aantal ongeschreven regels waar iedereen zich aan dient te houden. Als voorzitter ben jij natuurlijk op de hoogte van de vergaderetiquette.
Als je zelf regelmatig je mail checkt of wegdroomt, zullen anderen het ook makkelijker vinden om dit te doen. Immers: als de voorzitter het doet, mag ik het toch ook? Geef het goede voorbeeld en neem een actieve, geïnteresseerde houding aan. Geloof ons: je energie werkt aanstekelijk, ook online.
Houd full focus tijdens vergaderingen
Tijdens een meeting moet je niet multitasken, dat geldt voor offline en online meetings. Een open deur, maar toch belangrijk om te benoemen: telefoons weg, andere programma’s (WhatsApp!) op de laptop uit en onverdeelde aandacht naar de vergadering.
Laatkomers zijn storend, begin op tijd. Degenen die te laat aanhaken, hebben helaas een deel gemist. Deze informatie kunnen ze terugvinden in de notulen.
Cynische opmerkingen, pessimistische geluiden. Ze beïnvloeden de sfeer flink. Geef het goede voorbeeld, wees positief en spreek deelnemers die negatief doen luchtig aan op hun gedrag.
Zorg voor transparantie tijdens je overleg
Waarom kom ik weinig aan het woord en waarom houden we deze volgorde aan? Allemaal legitieme vragen die je als voorzitter dient te beantwoorden. Je bent geen alleenheerser, dus er mag altijd kritiek zien op jouw beleid. Sterker nog: lovende woorden gaan je niet verder helpen, feedback wel. Ga na of de kritiek van anderen gegrond is en verbeter jezelf waar nodig.
Verschillende soorten vergaderingen
Je hebt verschillende soorten meetings. Een bijeenkomst om een besluit te maken is heel anders dan een creatieve brainstorm. Hieronder staan de meest voorkomende vergadervormen met hun kenmerken.
Een werkoverleg is een wekelijks of zelfs dagelijks terugkerende vergadering, waarin de voortgang van het werk en de status van iedereen wordt besproken. Bij een werkoverleg is vaak hele team aanwezig, maar kan ook 1-op-1. Een goed voorbeeld van een werkoverleg is de Daily Scrum.
Dit type meeting hoeft niet lang te duren. Vaak duurt de voorbereiding langer dan de daadwerkelijke meeting. Centraal staan de vragen: wat zijn de acties? Wie gaat ze uitvoeren en wanneer? Zodra je een vraag kunt afvinken, ga je door naar de volgende.
Een brainstorm is een creatieve bijeenkomst om snel veel nieuwe ideeën te bedenken of de aanpak van een probleem te bespreken. Terwijl iedereen met input kan komen en vrij mag denken, zorgt de voorzitter voor structuur. De conclusie is vaak een mogelijke oplossing of een aanpak die later verder wordt uitgewerkt. Er is dus geen harde besluitvorming in een brainstorm.
Bij deze vergadervorm ben jij als voorzitter het meest aan het woord: er wordt uitleg gegeven van bijvoorbeeld een proces of systeem en de taken worden verdeeld. Er is geen ruimte voor discussies, maar het is wel belangrijk om achteraf te checken of iedereen de instructie begrepen heeft.
Deze meeting draait om knopen doorhakken. De standpunten deel je van tevoren met alle deelnemers. Deze vergaderingen kunnen nog wel eens uitlopen, want alle belangen tellen mee. Het is aan jou om de teugels strak in handen te houden, zodat de deelnemers tot een besluit kunnen komen.
De voorzitter geeft tijdens een informatieve meeting iedereen de ruimte om goed te sparren. Deelnemers kunnen iets presenteren, mogen vragen stellen en kunnen discussiëren. Bedenk van tevoren of het nodig is om hier echt een meeting voor te organiseren of dat deze informatie ook gemaild kan worden. Dankzij jou voorzitterschap, is er aan het einde van de meeting verdieping gegeven over het onderwerp en zijn de belangrijkste invalshoeken behandeld.
Tijdens een meeting deel je op een georganiseerde manier ideeën, informatie en standpunten. Ook kun je gezamenlijk besluiten nemen. Een goede vergadering leerzaam, effectief en geeft voldoening. Is een vergadering voor jou vaak ‘een kwestie van uitzitten’? Vraag jezelf dan af of je aanwezigheid echt nuttig is.
Er is geen vast systeem om een voorzitter en een notulist te kiezen. Wel is het belangrijk dat deze mensen weten wat hun taak inhoudt. Daarbij kan een notulist geen actieve deelnemer zijn, omdat de volledige aandacht nodig is voor het notuleren.
Een notulist is neutraal en maakt aantekeningen van de meeting. Van tevoren neem je de agenda door en check je bij wie er aanwezig zijn. Ook is het belangrijk om het doel van de notulen te weten: een actielijst maken, een situatie schetsen of juist het weergeven van de argumenten. Ook handig: zorg dat je op een plek zit waar je iedereen goed kunt verstaan.
