Een voorziening van 97,6% op alle inhuuraanvragen binnen de afgesproken periode. En dat in het eerste jaar. Jerry Griekspoor, contractmanager inhuurdesk van de gemeente Almere, is daar enorm blij mee. “De jarenlange voorbereiding om het meteen goed te doen heeft zich uitbetaald. We zijn ontzettend blij met hoe Yacht Inhouse Services (YIS) uitvoering geeft aan onze Inhuurdesk.”
Almere zit als gemeente met ruim 220.000 inwoners qua aantallen ingeklemd tussen Breda en Tilburg. Het is een unieke regio, deze jongste niet door samenvoeging ontstane gemeente, gelegen in de Flevopolder. Tegelijk heeft het personele uitdagingen die elke middelgrote (50.000+ inwoners) tot grote (100.000+) gemeente herkent. Daarover gaat dit vraaggesprek met Jerry Griekspoor, die sinds medio vorig jaar het contract- en relatiemanagement tussen gemeente en inhuurdesk beheert.
Op deze pagina:
- Hoe is gemeente Almere gekomen tot deze samenwerkingsvorm?
- Yacht Inhouse Services: de inhuur van A tot Z
- Hoe gaat de samenwerking met Yacht Inhouse Services?
- Welke uitdagingen zijn er voor de gemeente Almere opgelost?
- Welk cijfer geef je aan de dienstverlening van YIS?
Hoe is gemeente Almere gekomen tot deze samenwerkingsvorm?
“Inhurende managers hadden voorheen hun eigen netwerk, hun eigen inhuurgewoontes. Alhoewel we met diverse raamovereenkomsten werkten en ook inhuur uitvroegen via een zogenaamd Dynamisch Aankoop Systeem (‘DAS’). Dat werkte best goed hoor, maar we hadden weinig zicht op het feitelijke inhuurproces. We misten het centrale overzicht. De rechtmatigheid van de inhuur was onvoldoende zeker. En er was onvoldoende sturing op marktconforme tarieven. Het hele inhuurproces kostte bovendien veel tijd van onze inhurende managers. Tijd die we liever besteden aan de inwoners en bedrijven van Almere.”
“Een paar jaar terug is daarom een start gemaakt met het onderzoeken wat andere mogelijkheden zijn om inhuur te organiseren. Verandering vergt tijd. Ons beleid is om het werk zo veel mogelijk door vaste medewerkers te laten doen. Maar we kunnen niet zonder inhuur, bijvoorbeeld voor tijdelijk werk of specifieke deskundigheid binnen te halen. Dat maakt dat het veranderen van inhuurprocessen veel impact kan hebben. Dat leidt tot discussie. En dat is goed! De hele organisatie is erbij betrokken. Tientallen stakeholders die je wilt horen. Ik raad organisaties die deze stap overwegen dan ook aan om niet over één nacht ijs te gaan. Zo hebben wij zelf veel profijt gehad van de werkbezoeken die we aan een aantal gemeenten hebben afgelegd. Daarnaast heeft de marktconsultatie veel nuttige input opgeleverd voor de aanbesteding van de inhuurdesk.”
Yacht Inhouse Services: de inhuur van A tot Z
“Conclusie van ons in- en externe onderzoek was dat het om een totaaloplossing moest gaan. Een oplossing waarbij een partij de inhuur van A-Z regelt en we alleen op de belangrijke momenten worden betrokken, zoals bij het indienen van aanvragen, het
selecteren van kandidaten en regie houden op inhuur in samenwerking met externe partijen. Het moest een centrale plek zijn met korte lijnen die echt onderdeel van onze organisatie zou worden. Dat hebben we in een offerte-aanvraag concreet gemaakt. Deze is medio 2021 uitgezet in een Europese aanbesteding. De offertes zijn beoordeeld op waarde en kwaliteit, waarbij Yacht Inhouse Services (YIS) uiteindelijk de beste aanbieding had en daarmee de opdracht kreeg om onze Inhuurdesk op te zetten.”
Hoe gaat de samenwerking met Yacht Inhouse Services?
“Ontzettend goed. YIS is binnengekomen met als uitgangspunt dat je je plek moet verdienen. Geen gedwongen winkelnering voor onze inhurende managers. Managers moesten zelf de waarde van de inhuurdesk leren inzien, zodat de samenwerking organisch ontstond. We zien een ontzettend positieve groei sinds de start. In het operationele gebruik ervan, het opzoeken van samenwerking en de verdere professionalisering. De inzet van de inhuurdesk is niet lineair in groei geweest, maar eerder exponentieel! En daar zijn we niet
eens door verrast. We hadden vertrouwen in de dienstverlening van YIS, ook dankzij de intense voorbereiding. Inhuur buiten de inhuurdesk om was eigenlijk ook vanaf het begin af aan amper een issue. De enkele managers die twijfelen, geven we de tijd om vertrouwd te raken met het nieuwe inhuurproces De acceptatie is nu groot.”
Welke uitdagingen zijn er voor de gemeente Almere opgelost?
“De medewerkers van YIS die de inhuurdesk runnen, functioneren echt als een one stop shop. We kunnen bij de inhuurdesk terecht voor actuele arbeidsmarktdata, tariefvergelijkingen en andere benchmarks. Dankzij hun dashboarding hebben we grondig
inzicht in aantallen, uitgaven, doorlooptijden, samenstellingen en rechtmatigheid. Het ging voorheen ook wel goed, maar we hebben nu écht grip op inhuur. Of het nou gaat om detachering, zzp of de mogelijkheid om medewerkers op termijn over te nemen. We kunnen overal over sparren, omdat de aanwezige expertise ongekend is. En als de mensen van de inhuurdesk het niet weten, kunnen zij terecht bij een grote backoffice met specialisten die het wel weten.”
Welk cijfer geef je aan de dienstverlening van YIS?
“Een dikke 9,5. Serieus. Het heeft ons veel opgeleverd. De voorzieningsgraad is met 97,6% ontzettend hoog. Achter die laatste paar procent zit een verhaal. Ik ben ervan overtuigd dat YIS 100% kan halen. Ook over de doorlooptijden zijn we dik tevreden. We hebben niet inzichtelijk of die voorheen korter waren, maar zo voelt het wel. En hoe fijn is het dat we dankzij de mededinging vanuit markt en arbeidsmarktdata die de inhuurdesk met ons deelt nu zeker weten dat we marktconforme tarieven betalen? Vlak de rust ook niet uit die de wetenschap ons geeft dat alles gegarandeerd conform geldende wet- en regelgeving gebeurt. De informatievoorziening is uitmuntend. Al met al zie ik onze gezamenlijke toekomst zonnig in.”
De resultaten van deze samenwerking
Grote tevredenheid is ons doel, want die komt ergens vandaan. In ons geval van een succesvolle samenwerking en als onderdeel daarvan aansprekende resultaten. We lichten er een aantal uit, van het eerste kwartaal van dit jaar:
- Samenwerking met 88 inhurende managers;
- In totaal 58 nieuwe vacatures;
- Per vacature 3,5 kandidaat voorgesteld;
- Voorziening van 97,6%;
- In totaal 48 leveranciers met lopende opdracht.
