Veel organisaties ervaren uitdagingen bij het inhuren van externen. De kosten zijn vaak onduidelijk en daarnaast lopen ze risico’s door de impact van de Wet DBA en andere fiscale kwesties. Een belangrijke complicatie is dat interne en externe stakeholders verschillende belangen hebben, wat leidt tot een gefragmenteerd inhuurproces. Bovendien hebben we te maken met complexe wetgeving rondom het inhuren van zzp’ers, vooral gastdocenten. Hoe kunnen organisaties externen efficiënt en rechtmatig inhuren? De Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten schakelde Yacht in om dit probleem aan te pakken. De oplossing is een centrale aanpak met behoud van eigen regievoering.
De Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten (AHK) wilde een helder en compleet inzicht in hun bestaande inhuurproces voor externe medewerkers. Dit was noodzakelijk om het proces zowel juridisch als procedureel te optimaliseren. De AHK zocht naar een manier om overzicht te creëren in externe inhuur, een centrale administratie op te zetten en de snelheid van processen te verbeteren. Essentieel bij het vormgeven van het nieuwe proces was de betrokkenheid van de zes academies en het servicebureau waar het AHK uit bestaat. Onze adviseurs Michiel van Dorsten en Marije van der Leij hebben de unieke werkwijzen en behoeften van de verschillende academies gerespecteerd en nadrukkelijk meegenomen in hun aanpak.
Michiel en Marije hebben de volgende drie stappen uitgevoerd:
Stap 1: onderzoek en analyse
We hebben een grondige inventarisatie gedaan van de academies en het servicebureau, door van elke entiteit de belangrijkste stakeholders te interviewen en bestaande inhuurprocessen in kaart te brengen. Ook hebben we een rechtmatigheidsanalyse uitgevoerd om de geldende wet- en regelgeving te toetsen aan de toepassing daarvan door AHK. Daarnaast haalden we data op bij de verschillende academies over de lopende externe krachten, waarmee we duidelijk hebben gemaakt welke opdrachten zij vervullen, wat de omvang ervan is en in welke contracteringsvorm. Dat laatste punt betrof vooral de populatie gastdocenten. Het doel van bovenstaande analyse was het in kaart brengen van de huidige situatie en het duiden van risico’s.
Stap 2: bevindingen en advies
Uit de analyse kwam naar voren dat de inbreng van externe professionals essentieel is voor de kwaliteit van het onderwijs, omdat praktijkkennis een belangrijke bijdrage levert aan het opleiden van studenten met actuele inzichten uit het werkveld. Verder heerste er bij het management en frequente inhuurders veel onduidelijkheid over het onderwerp externe inhuur en het te volgen proces. Bijvoorbeeld over het aantal ingehuurde externen, hun juridische status en de mogelijke risico’s, vooral bij de inzet van freelancers in het kader van wet DBA. Door het aflopen van het handhavingsmoratorium per 1 januari 2025 en andere toekomstige veranderingen in de wetgeving, groeide de behoefte aan dit inzicht.
Astrid Poetsma, Hoofd P&O aan de AHK, had daarom dringend behoefte aan gedetailleerde inzichten om de DBA-risico’s beter te kunnen inschatten en beheersen. Op basis van de resultaten van de analyse hebben wij voor de AHK een geoptimaliseerd inhuurproces ontwikkeld, waarbij we rekening hebben gehouden met de unieke karakters van de verschillende academies en diensten.
Ons advies, verdeeld over twee fases:
Fase 1
In de eerste fase ligt de focus op procesoptimalisatie door het werken volgens een uniforme inhuur- en contracteringswijze. Dit proces wordt ondersteund door een gebruiksvriendelijk intranetplatform, waarmee managers en medewerkers eenvoudig de juiste inhuurvorm kunnen kiezen en relevante informatie over wetgeving kunnen raadplegen. Hoewel de contractering en administratie van externe inhuur decentraal blijft plaatsvinden binnen de verschillende onderdelen van de AHK, biedt de uniforme werkwijze een gestandaardiseerde aanpak die risico's minimaliseert.
Fase 2
In de tweede fase wordt alle externe inhuur centraal vastgelegd en gecontracteerd in het bestaande personeelssysteem. Het gebruik van één systeem creëert de mogelijkheid om inzichten te bieden via rapportages en analyses. Daarnaast borgt dit een uniforme en rechtmatige contractering van externen. Dit vereist een optimalisering van het bestaande personeelssysteem, zodat het aansluit bij de gebruikersbehoefte voor het verbeterde werkproces.
Stap 3: implementatie
Samen met de diverse betrokken afdelingen - zoals de financiële administratie, functioneel beheer en communicatie - hebben we in deze fase een implementatieplan geschreven voor uitvoering van de optimalisaties vanuit het advies.
Astrid Poetsma ziet dat het adviestraject nuttige en vernieuwende inzichten heeft opgeleverd in de optimale en efficiënte inzet van externen binnen de AHK. Inzichten die de AHK volgens haar helpen bij verdere inhuuroptimalisatie: "De adviseurs van Yacht hebben niet alleen uitstekende kennis van de wet- en regelgeving rondom externe inhuur, maar wisten ook echt verbinding te maken met de verschillende academies binnen onze organisatie. Hun aanpak was geen 'one size fits all', maar een maatwerk-scan waarin elke academie zich herkende en eigenaar werd van de uitkomsten. Dit heeft geleid tot een breed gedragen beleid binnen de hele organisatie."
Heeft jouw organisatie ook behoefte aan beter inzicht in en optimalisatie van het inhuurproces? En zijn bij jullie de risico’s voor het inhuren van externen onvoldoende in beeld? Neem dan voor meer informatie of advies contact op met Michiel of Marije.
De adviseurs van Team Talent Solutions bieden expertise op diverse HR-thema’s, met een sterke focus op externe inhuur, employer branding en strategische personeelsplanning. We ondersteunen organisaties bij complexe HR-uitdagingen. Daarbij werken we vanuit een vernieuwende total-talent-aanpak, waarmee we innovatieve oplossingen en strategieën ontwikkelen voor duurzame personeelsinzet.
