Een kleine 20% van de 342 Nederlandse gemeenten telt meer dan 65.000 inwoners en daar is gemeente Capelle aan den IJssel er een van. De gemeente wil toegankelijk zijn voor haar inwoners, met een gemeentelijke organisatie die op alle vlakken bij de tijd is. Daar hoort kundig personeel bij en dat is tegenwoordig schaars. Daarom is Capelle op zoek gegaan naar een passende oplossing voor haar tijdelijke capaciteitsproblemen. Sinds juli 2022 heeft Capelle die oplossing in huis.
“Het invullen van aanvragen kostte veel tijd en moeite, gaf veel administratieve rompslomp en bood geen enkele garantie.” Annieke Datema (foto hieronder), projectleider HR (Beleid & Projecten) bij Capelle, memoreert aan de tijd dat inhuur van hoogopgeleide professionals via een Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) liep. Ze geeft ermee aan dat een DAS - een digitale marktplaats voor inhuur van personeel - niet de vorm was waarmee Capelle grip op inhuur kreeg. “De invullingsgraad was onvoldoende, dat konden we wel zien aan de excelsheets waarop we dat bijhielden. We misten een sluitende rapportagetool, waarmee we bijvoorbeeld ook de omvang konden zien van de inhuur buiten ons om. Die waar we geen zicht op hadden.” HR-manager Katalijne Rijk, vult aan: “Ik had een onrustig gevoel over de rechtmatigheid van inhuur via de DAS. Er was onvoldoende focus op en kennis en kunde van het proces. Niemand hield zich exclusief bezig met inhuur van flexibel personeel. Dat kon professioneler.”
Verhaal gaat verder onder de foto
Inhuurvormen
Toen de contracten afliepen, diende de kans zich aan om de toekomst opnieuw vorm te geven. Annieke: “Dit was ons moment om om onze eigen werkwijze onder de loep te nemen. We zijn het gesprek binnen de organisatie aangegaan en hebben onze wensen op papier gezet . Hoe zou een andere vorm van inhuur er uit kunnen zien?” Om dat breed binnen de organisatie uit te vragen, werd een enquête gehouden onder de MT-leden en alle inhurende managers. De uitkomst was glashelder: managers wilden sneller en efficiënter kandidaten kunnen spreken en aannemen. Kandidaten van hoge kwaliteit bovendien. Een belangrijke aanvulling kwam vanuit het bestuur: creëer meer grip op (rechtmatige) inhuur. Dat betekent in praktijk nauwkeurig zicht hebben op wie, waarom, wanneer, voor hoe lang en tegen welke voorwaarden externen inhuurt. Niet alleen van groot belang voor het verantwoorden van gemeenschapsgeld, maar ook om te borgen dat inhuur gebeurt volgens de meest recente wet- en regelgeving.
Voorbereiding van de aanbesteding
De volgende stap was volgens Annieke onderzoeken welke dienstverleningsvorm het beste bij de gemeente Capelle zou passen: “Hiervoor hebben we meer tijd uitgetrokken, om daarmee te kiezen voor een duidelijke inrichtingsvorm. Werd het weer een DAS, werd het een MSP of kozen we toch voor losse raamovereenkomsten? Intern hebben we een grondige analyse gemaakt met de voor- en nadelen. Wat ook hielp was een bezoek aan vergelijkbare gemeenten, zoals Drechtsteden, die de stap al hadden gemaakt. Het leerde ons uit de eerste hand wat die overstap voor hen heeft betekend.” Een mooie tip van Annieke voor gemeenten die de best passende inhuurvorm onderzoeken: Het VNG-forum (Vereniging van Nederlandse Gemeenten), waar veel informatie wordt uitgevraagd en uitgewisseld, ook over aanbestedingen.
De conclusie na dit veldonderzoek was dat een MSP-dienstverlener de interne behoeften het best zou kunnen vervullen. Samen met een stuurgroep werd besloten vooral managers die veel inhuurden intensief te betrekken in de aanbesteding, aangezien de nieuw in te richten werkwijze op hen de meeste impact had. Een interne adviseur van de afdeling Inkoop begeleidde de aanbesteding, terwijl een voor dat doel opgerichte projectgroep de aanbestedingsdocumenten schreef. De stuurgroep diende als klankbord en heeft de definitieve stukken goedgekeurd. Annieke: “Een mooi project. Complex en intensief, maar het heeft echt iets moois opgeleverd.”
De bezegeling
Uiteindelijk won YIS de aanbesteding in mei 2022 met 80% van de maximale score, een positieve voorbode van de dienstverlening. En dat bleek tijdens de implementatie, die Annieke ‘een fraai staaltje samenwerking’ noemt. “Het proces verliep op tijd, naar verwachting en ontzorgend. Je voelde direct dat we dit als partners deden.” Die tevredenheid komt ook tot uiting in de 8 als rapportcijfer voor de implementatie en migratie. Die migratie was overigens een flinke klus, waar ook weleens iets fout ging. Annieke: “Soms was het net iets minder zorgvuldig, waardoor het minder soepel liep. Dat werd gelukkig herkend en benoemd en snel opgelost. Dat is ook niet erg, sommige dingen zijn gewoon lastig.”
Inmiddels zijn we ruim een jaar verder en is er ook echt iets te zeggen over hoe de inhuur nu werkt in Capelle. De reacties van inhurende managers zijn heel positief. Katalijne, onder wiens verantwoordelijkheid YIS in Capelle werkt: “YIS is een hele prettige en professionele organisatie om mee samen te werken. De inhuurdesk is echt onderdeel van onze eigen organisatie. Ze zit lekker dichtbij, gewoon bij ons op de afdeling. En de toegevoegde waarde is enorm. Bij een vacature krijgen we binnen vijf dagen kandidaten aangeboden waar we ook echt wat mee kunnen. En alle aanvragen worden ingevuld! Bovendien is de communicatie ontzettend goed. Zij hebben heel snel en positief een netwerk opgebouwd in Capelle. Daar hebben de consultants echt veel in geïnvesteerd, waardoor onze inhurende managers ze ook makkelijk opzoeken. Ze denken goed mee, wijzen ons op aflopende contracten en onderzoeken bij aanvragen zelfs of er wel formatieruimte of budget is. Ik durf mijn handen voor ze in het vuur te steken.”
Kritische noot
Als er al een kritische noot gekraakt kan worden, dan heeft dat te maken met de rapportages. Met drie dashboards (sourcing, leveranciers en opdrachten) brengt de inhuurdesk realtime en transparant de dienstverlening in kaart. Katalijne is blij met deze rapportages, maar heeft nog wel een wens: “Het inzicht op afdelingsniveau halen we nu incidenteel op bij de consultants. Dat zouden we ook graag realtime via de VMS beschikbaar hebben. Nu kan dat nog niet, maar hier wordt aan gewerkt. Dat zou echt een grote procesverbetering zijn.”
Verder heerst er vooral blijdschap met de samenwerking en vertrouwen in de toekomst. “Zo lang wij te maken hebben met inhuur - en alle ontwikkelingen tonen dat aan - dan heb je een partij zoals YIS nodig, met wie we graag samen willen blijven groeien.” Een voornemen dat Annieke volmondig onderschrijft. “Het initiële contract duurt drie jaar, met eventuele verlengingen. We wilden eerst zien of het zou slagen en hadden niet verwacht dat we dit al zo snel zouden ervaren. Je ziet nu hoeveel werk het is en hoeveel expertise ervoor nodig is. YIS kan dit als geen ander.”
Resultaten samenwerking YIS & gemeente Capelle
- 150 lopende plaatsingen;
- 100% ingevulde vacatures;
- 8,8 algehele rapportcijfer;
- 50 migratie plaatsingen;
- 183 vacatures in totaal;
- 14 euro bespaard op uurtarief.
