Robotic Process Automation: Start met eenvoudige processen en bouw verder

Voorheen in lagelonenlanden

Robotic Process Automation (RPA) staat, simpel uitgelegd, voor het automatiseren van repetitieve handelingen door middel van software. “Het zijn vaak handelingen die medewerkers moeten verrichten om de systemen te gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan administratieve data die van het ene systeem naar het andere moeten worden overgebracht voor het samenstellen van rapportages. Waar dergelijke werkzaamheden tot voor kort werden uitgevoerd in lagelonenlanden als India, worden ze nu meer en meer gedaan door robotsoftware”, vertelt Mark van Melick, die de voorbije jaren helemaal is thuis geraakt in de wereld van RPA.

Aan de inputzijde altijd scherp zijn

Bij RPA moet je niet denken aan robots in de vorm van fysieke, mensachtige machines. “Met Robotic in de benaming ligt die aanname voor de hand. Maar het is enkel computersoftware, die op basis van een script via de user interface van bestaande applicaties  manuele handelingen van een medewerker exact nabootst. Je ziet de robot dus niet. Wel het resultaat van zijn werk, waarbij de snelheid en de kwaliteit de grote voordelen zijn. Robots werken veel sneller dan mensen en ook nog eens 24 uur per dag en zeven dagen in de week. En bij een juiste programmering werken ze foutloos”, aldus Mark van Melick, die bewust het woord ‘juist’ gebruikt. 

“Uit ervaring weet ik dat je aan de inputzijde altijd scherp moet zijn. Een robot hapert niet en maakt geen fouten, tenzij er iets in de praktijk verandert. Zo heb ik een keer meegemaakt dat de robots van het ene op het andere moment niet opstarten. Wat bleek: het wachtwoord om in te loggen was veranderd. Dit vanuit beveiligingsoogpunt, zoals bij veel bedrijven met een bepaalde regelmaat gebeurt. Van een robot mag je niet verwachten dat hij hier zelf goed op reageert, dat moet je voor hem regelen.”

Robotic Process Automation (RPA) staat, simpel uitgelegd, voor het automatiseren van repetitieve handelingen door middel van software

Complete journey van A tot Z meegemaakt

Met vallen en opstaan heeft Mark van Melick zo zijn RPA-kennis en -kunde opgedaan bij een grote multinational in het zuiden van ons land. “Ik ben er bij toeval ingerold. Mijn opdrachtgever wilde RPA omarmen en had voor de opstart een extern bedrijf ingehuurd. Met mijn kennis van SAP vroeg ik de projectleider, die ik goed kende, of ik mocht meekijken vanaf de zijlijn. Graag, was het antwoord. Met als uiteindelijk resultaat dat ik de complete journey van A tot Z heb meegemaakt.”

Werk wordt een stuk uitdagender

Als geen ander weet Mark van Melick nu dan ook wat RPA voor een Finance-professional betekent. “Je werk wordt een stuk uitdagender. Je krijgt meer tijd en ruimte voor waarde-toevoegende werkzaamheden. Enerzijds omdat je meedenkt over hoe je de robotisering verder kunt optimaliseren. Welke andere handelingen zijn te automatiseren? Of hoe kan de bestaande automatisering verder worden verbeterd? Anderzijds blijft er door de automatisering minder repeterend werk over, waardoor je focus meer verschuift naar het maken van analyses. Waar je voorheen kort gezegd enkel de feiten en cijfers oplepelde voor directie en stakeholders, heb je nu de tijd om proactief te kijken naar het verhaal erachter. Met deze achtergronden en jouw inzichten word je voor hen een echte sparringpartner.”

Belangrijk is dat je als finance-professional goed weet wat er speelt én wat er gaat spelen op het terrein van RPA

Communicatie heel belangrijk

Die veranderende rol maakt dat soft skills op het vlak van communicatie veel belangrijker zijn geworden. “Naast goed kunnen analyseren zijn vragen en doorvragen, presenteren en overtuigingskracht vaardigheden die inmiddels bij de dagelijkse praktijk nadrukkelijk om de hoek komen kijken. Zowel bij het implementeren van RPA binnen een organisatie als bij je rol als sparringpartner. Een RPA-implementatietraject begint bij veel organisaties namelijk met het overtuigen van de leiding en stakeholders van het belang ervan. En zijn zij overtuigd, dan moet je tijdens het inrichten van de robotisering draagvlak creëren bij alle operationeel betrokkenen. Waarom de stap naar RPA? Wat is het doel? Wat is het beoogde resultaat? En wat betekent het voor het werk van de betreffende medewerkers? Goede communicatie is essentieel, in elke fase van het traject.”

Twee typen medewerkers nodig

Niet alleen zijn eigen rol is veranderd als gevolg van RPA, ook die van menig collega bij zijn huidige opdrachtgever. Mark van Melick: “Na de opstart met behulp van de externe partij hebben we een eigen RPA-team opgericht. Dit bestaat deels uit nieuwe mensen, maar voor een belangrijk deel ook uit medewerkers die hier al werkzaam waren. Hun werkzaamheden zijn ook flink veranderd. Je hebt in grote lijnen twee typen medewerkers nodig. Aan de ene kant de bouwers en onderhouders van de software, aan de andere kant medewerkers die goed in beeld brengen wat er precies gebouwd moet worden.”

Grootste kans op succes

De inhoudelijke analyse en de interactie met de klant vragen vanzelfsprekend menselijk vakmanschap. Wat precies te bouwen, daarmee houdt Mark van Melick zich nadrukkelijk bezig. “Belangrijk is dat je als Finance-professional goed weet wat er speelt én wat er gaat spelen op het terrein van RPA. Ik adviseer iedereen dan ook om de vakliteratuur hierover goed bij te houden. En bovenal om te sparren met collega’s die op dit vlak actief zijn. Met de opgedane kennis kun je dan kijken wat er bij jouw opdrachtgever mogelijk is op het gebied van robotica”, zo tipt Mark van Melick, om vervolgens af te sluiten met: “Als je als organisatie je eerste stappen zet met RPA, begin dan simpel. Ga aan de slag met eenvoudige procesonderdelen, en bouw vervolgens stap voor stap verder. Zo heb je de grootste kans op succes.”

Hoe ziet de Financial van de toekomst eruit?Download de paper