Het vak van inkoper is volop in ontwikkeling. Niet in de laatste plaats door de opmars van MVI, maatschappelijk verantwoord inkopen. “Het traditionele plaatje van de inkoper is drastisch veranderd. Inkopen is niet meer enkel een spel van product, kwaliteit en prijs”, vertelt Rob Bonting uit eigen ervaring. Samen met Yacht-professional Manon Koerssen zoomt de zelfstandig inkoopadviseur in op de nieuwe rol van de inkoper nu duurzaamheid een steeds prominentere rol inneemt binnen het vakgebied.
Nationaal plan
Steeds meer (non-profit)organisaties moeten én willen duurzamer inkopen. Daarbij worden ze nadrukkelijk gestuurd door het Rijk, dat begin dit jaar het nationaal plan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen presenteerde. Het plan heeft een looptijd van vijf jaar, van 2021 t/m 2025, en heeft het doel om een krachtige impuls te geven aan de toepassing van maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) door overheden. De maatschappelijke doelen zijn niet langer een bijzaak van het inkoopproces.
Project provincie Overijssel
Dit tot groot genoegen van Rob Bonting en Manon Koerssen, die beiden meerdere jaren ervaring hebben met MVI. Rob geeft aan dat hij een groot deel van zijn inkooploopbaan, die zo’n zeventien jaar geleden begon bij de gemeente Groningen, aandacht heeft voor de duurzame aspecten. Senior inkoopadviseur Manon vertelt over een mooie ervaring die zij opdeed bij de provincie Overijssel. Een paar jaar geleden leidde zij hier een vernieuwend project dat landelijk aandacht genoot in de media.
“De provincie Overijssel zette bij de inkoop van de warme- en koudedrankenvoorziening een nieuw type aanbesteding in: rapid impact contracting (RIC). Deze op innovatie gerichte aanbestedingsmethodiek stuurt nadrukkelijk op maatschappelijke meerwaarde. De RIC-aanbesteding is gebaseerd op de Sustainable Development Goals van de Verenigde Naties. Het gaat daarbij om een positieve impact op de wereld op een zo groot mogelijke schaal. Voor mij was het een unieke ervaring, waarvan ik veel heb geleerd op het vlak van MVI.”
Urgentie steeds groter
Manon is nu actief bij de gemeente De Fryske Marren in Friesland. “Wat ik in Overijssel heb opgestoken pas ik nu natuurlijk hier toe”. Rob haakt daar meteen op in. “De mogelijkheden die je hebt als inkoper worden misschien wel grotendeels bepaald door de wensen en ideeën van een organisatie of bedrijf, maar laat je daardoor niet begrenzen. Je kunt een leverancier vragen om een auto te leveren of om een duurzame auto te leveren. Stel vragen, zoals wat is het streven op het vlak van duurzaamheid? Welke waarde hecht een organisatie aan de duurzaamheidsstappen?”
“Je merkt dat de urgentie van duurzaamheid steeds groter wordt”, zo vervolgt Manon. “Enerzijds vanwege de wettelijke bepalingen. Anderzijds neemt de intrinsieke motivatie ook duidelijk toe. Het bewustzijn bij bedrijven en organisaties groeit: we moeten zuinig zijn op onze planeet, we moeten stappen zetten, anders is het leven hier eindig”, aldus Manon, die de ambities bij organisaties op het vlak van circulariteit nog benoemt. “De overheid wil in 2050 alles circulair hebben. Dat is een heel mooi streven, maar ook een grote klus. Er moet veel gebeuren, er staat veel te gebeuren.”
Bijdragen aan een betere wereld
Rob knikt instemmend. “Door deze ontwikkelingen is het traditionele plaatje van de inkoper drastisch veranderd. Inkopen is niet meer enkel het spel van product, kwaliteit en prijs, maar inmiddels is daar ook de derde component: wat is het effect van het product op de omgeving? Het moet maatschappelijk verantwoord zijn, het moet bijdragen aan een betere wereld. Dat geeft een extra dimensie aan het inkoopvak. Het krijgt meer inhoud, ook op strategisch vlak. Je kunt je als inkoper binnen een organisatie hier een belangrijke rol spelen en je daarmee nadrukkelijker profileren.”
Met een praktijkvoorbeeld verduidelijkt Manon de woorden van Rob. “De belangen binnen een organisatie kunnen verschillen. De inhoudsdeskundigen willen een zo goed mogelijk product dat voldoet aan alle eisen en wensen, Finance zit bovenal op de kosten en de directie wil de duurzaamheidsdoelen behalen. Als inkoper kun je in zo’n geval je rol pakken op het gebied van stakeholdermanagement. Je geeft alle betrokkenen aandacht, je hoort iedereen, je pakt de regie en jaagt bepaalde discussies aan om tot één richting te komen. Zoals in dit voorbeeld bij Finance: kijk je enkel naar de kosten op de korte termijn of bekijk je ook wat op langere termijn opgeteld en wel het beste is? Die ruimte voor dit soort rollen ontstaat nu in het inkoopvak. En dat zie ik als een heel mooie ontwikkeling.”
Een gezamenlijk doel
Gevolg voor inkopers is dat ze beter dan voorheen de business moeten kennen. Manon: “Het is belangrijk dat je je volledig inleeft in de organisatie en weet wat de business daadwerkelijk nodig heeft. Voldoende draagvlak binnen de organisatie is bovendien onmisbaar. Je moet als inkoper verbinden, begrip tonen, samenwerken. Allemaal competenties die voorheen minder zwaar wogen, maar nu heel actueel zijn.”
Rob daarover: “Het roept wel vragen op over de grenzen van het inkoopvak. Hoever kun én mag je als inkoper gaan? Wanneer kom je bijvoorbeeld op het vlak van management?” Het is een vraag waarop hij zelf niet direct een antwoord heeft. Maar wel: “Er moet een gezamenlijk doel zijn. Een doel dat je met elkaar vanuit alle disciplines omarmt en waar je gericht naartoe werkt via een stappenplan. Met voor iedereen duidelijkheid in taken en verantwoordelijkheden.”
En ook: “Al weet je niet hoeveel speelruimte je als inkoper precies hebt binnen de organisatie, het ontslaat je nooit van je plicht om na te denken over eventuele duurzame stappen, initiatief te nemen. Al is het maar puur vanuit de mogelijkheden die je wel hebt. Wellicht motiveer je zo de omgeving om wel grotere stappen te zetten, om jou als inkoper wel meer ruimte te geven voor invulling.”
Manon zet de woorden van Rob kracht bij met een sprekend voorbeeld. “Ik kreeg de opdracht om zorg te dragen voor de inkoop van een nieuw wagenpark. Ik vroeg: mogen de auto’s allemaal elektrisch zijn? Nee, zo luidde de reactie, de actieradius van elektrische auto’s is te laag. ‘Mogen dan als proef twee van de tien auto’s elektrisch zijn?’, zo klonk mijn vervolgvraag. Dat was oké. Het uiteindelijke resultaat: iedereen enthousiast. De volgende keer zijn het bij wijze van spreken wel tien elektrische auto’s.”
Drie stappen zetten
Vanuit zijn kennis en ervaring adviseert Rob organisaties altijd eerst drie stappen te zetten, voorafgaand aan een inkoopopdracht. “Maak in de eerste plaats duidelijk wat voor de organisatie echt belangrijk is, maak heldere keuzes en breng daarmee focus aan. Ten tweede: organiseer eigenaarschap binnen de hele keten, door iedereen zijn eigen taken en verantwoordelijkheden te geven. Van de wethouder tot de contractmanager, van de inkoper tot de leverancier. MVI is niet alleen van inkoop! Als een wethouder alleen maar iets aanslingert, maar verderop in het traject niet meer betrokken is, dan wordt het niets. En tot slot: maak meetbaar wat je wilt en ben transparant, zodat alles inzichtelijk is en er gedurende het inkooptraject kan worden bijgestuurd indien nodig.”
Aan dat stappenplan heeft Manon niets toe te voegen. Of toch wel? “Eén ding dan: doe het stap voor stap. Je kunt niet van het ene op het andere moment volledig duurzaam gaan inkopen.”
