Power BI succesvol implementeren: het blijft mensenwerk

Begrijpen hoe de business werkt

ING heeft de afgelopen decennia meerdere banken overgenomen met verschillende systemen en werkt al geruime tijd aan een centraal platform. Aan het team van Jan de Valk de taak om de klanten hiernaar te migreren. Vanuit vier locaties (Amsterdam, Brussel, Frankfurt en Bratislava) zijn de migratiemanagers in zijn team wereldwijd actief bij ING’s grootste klanten. Sinds er gebruik wordt gemaakt van Power BI worden de migratiemanagers daarbij ondersteund door data-analisten.

Power BI is eenvoudig uitgedrukt een tool voor het visualiseren van data, ontwikkeld door Microsoft. “We hebben er bewust voor gekozen om de data-analisten deel te laten uitmaken van het team. Juist omdat zij en de migratiemanagers van origine twee verschillende bloedgroepen vormen. Het grote voordeel van samenwerken op één afdeling is dat de data-analisten op die wijze sneller en beter leren begrijpen hoe de business in elkaar steekt. We hebben zelfs voorbeelden van bankmedewerkers met volop businesskennis die inmiddels data-analist zijn geworden. Zij hadden al enige kennis van en affiniteit met data en zijn verder intern opgeleid. Als geen ander weten zij natuurlijk aan welke ondersteuning de migratiemanagers exact behoefte hebben.”

Het blijft mensenwerk

“Andersom krijgen de migratiemanagers inzicht in de aanpak van data-analisten en de mogelijkheden als het gaat om het bouwen van rapportages. Zo komen ze met vereende krachten tot de gewenste resultaten. Fysiek samenwerken op één afdeling kun je inderdaad de succesfactor noemen. Ik zie het nog niet bij veel bedrijven terug, maar bij ING werken we op meerdere afdelingen op deze wijze. Een tool als Power BI kan nog zo goed zijn, de uitvoering blijft in de basis mensenwerk.”   
   
Jan legt veel eigen verantwoordelijkheid bij de medewerkers. ”Ik leg de lat hoog, maar er blijft genoeg ruimte voor eigen initiatief. Een houding van zelf verantwoordelijkheid pakken beschouw ik als vanzelfsprekend. Zo’n aanpak werkt meestal goed. Inmiddels zitten we in een fase waarin het nog maar zelden voorkomt dat de migratiemanagers en de data-analisten elkaar niet begrijpen. Mijn verbindende rol is daardoor wat meer naar de achtergrond verschoven. En in de schaarse gevallen waarin ik ‘m heel bewust inzet, komen we altijd tot de gewenste oplossing. Een oplossing waarin iedereen zich kan vinden.” 

Goed voorbereid bij de klant aan tafel

Met de hulp van de data-analisten krijgen de migratiemanagers goed inzichtelijk wie hun klanten zijn. In welke landen is de klant actief? Welke producten en diensten neemt de klant af? Welke collega’s van ING bedienen de klant allemaal? Jan: “Uit alle hoeken en gaten van de bank worden bij wijze van spreken de data verzameld. De data-analisten brengen structuur aan en bezorgen de betreffende migratiemanager een overzichtelijk totaalbeeld, zodat die goed voorbereid met de klant aan tafel gaat. Power BI is bij ons ontwikkeld tot een integraal onderdeel van het werk. Ook als het gaat over het informeren van bijvoorbeeld het management en de stakeholders.”

Niet overhaast van start gaan

Zo’n drie jaar geleden werden de eerste stappen met Power BI gezet. “We werkten tot dat moment veelal met PowerPoint en Excel. In het begin is het belangrijk om niet te overhaast te werk te gaan, maar stap voor stap. Heel bewust begonnen we met één migratieproject, en ook in eerste instantie met slechts een paar eenvoudige overzichten. Gaat het goed, dan kun je langzaam maar zeker uitbreiden.”

De rapportages vanuit Power BI zijn wennen voor iedereen, zo spreekt Jan uit ervaring. “Voor de organisatie, voor je eigen team en voor jezelf. De stakeholders bijvoorbeeld waren gewend om een toelichting te krijgen bij de cijfers. Via Power BI komen we tot presentaties waarbij de cijfers voor zich spreken. Wellicht is in het begin nog een korte voice-over nodig, maar meer zeker niet.”  

Altijd actueel

Jan waakt ervoor dat wordt teruggevallen op de vertrouwde overzichten uit Excel of PowerPoint. “Een paar dagen voor een vergadering een setje cijfers op je bureau krijgen ter voorbereiding, dat is er bij Power BI niet bij. Het is nu inloggen en: daar staan ze, op je scherm. Het grote voordeel is dat je altijd actueel bent. De cijfers die je te zien krijgt zijn maximaal een uur oud”, aldus Jan, die wel snapt waarom mensen in eerste instantie huiverig zijn. “Ik begrijp waarom sommige medewerkers moeite hebben met de overstap, het Excel-lijstje is zo vertrouwd. Maar met het oog op de toekomst kunnen en willen we niet om de verandering heen.” 

Overzichtelijk en makkelijk te begrijpen

Veel waarde hecht Jan aan de opzet van alle rapportages. “Ze moeten overzichtelijk en makkelijk te begrijpen zijn. Het snappen van de business is de basis voor de juiste opzet van de rapportages. Voor mij als manager ligt daar soms nog wel een uitdaging. Maar het team heeft grote stappen gezet de afgelopen twee jaar; dat verdient echt een compliment.” 

Een ander belangrijk punt is het omgaan met compliance. “Veiligheid was natuurlijk al topprioriteit en het belang ervan neemt alleen maar toe. Dat geldt voor ieder bedrijf, maar zeker voor een bank. En ook vanuit een ander oogpunt is het belangrijk zorgvuldig om te gaan met het verspreiden van gegevens. Je merkt dat mensen die niet of onvoldoende zijn ingevoerd in de materie makkelijk verkeerde conclusies trekken uit de gedeelde cijfers. Gelukkig kun je met Power BI heel gericht bepalen wie tot welke rapporten toegang hebben”, stelt Jan, die ook op dit vlak enthousiast is over Power BI. 

Afstemmen op je businessprocessen

Niets dan lof dus over de tool. Voor wie Power BI ook wil gaan inzetten, heeft de manager client migrations nog wel een tip. “Kijk voordat je met Power BI start eerst goed naar je businessprocessen. Bij ons ging het anders; wij stapten op een rijdende trein. Dat kan, Power BI is heel flexibel in te richten. Maar het is beter om eerst te bekijken wat je nodig hebt op basis van je businessprocessen en Power BI daarop af te stemmen. En ik spreek uit ervaring; je zult verrast zijn over de vele mogelijkheden.”  
 

Hoe ziet de Financial van de toekomst eruit?Download de paper