Om de workflow in teams te structureren en optimaliseren, gebruiken veel organisaties Kanban. Deze methode sluit perfect aan bij de agile-mindset. Scrum-master en business information manager bij Randstad Professional | Yacht, Eva van Dijk, vertelt alles over deze werkwijze en het gebruik van het Kanban-board. Zo brengt Kanban jouw organisatie verder.
Kanban werkt het best voor Agile-teams die doorlopend werk doen dat de hele dag binnenkomt en opgepakt moet worden, zoals op een klantenservice. Doordat Kanban stimuleert om taken eerst af te ronden voordat er nieuwe gestart worden, focust iedereen zich op zijn of haar kerntaak. Dit bespaart tijd en levert een steady flow aan afgeronden taken op.
Werk jij projectmatig? Dan is werken met Kanban minder geschikt, vertelt Eva. “Projecten hebben een begin en werken toe naar een eind waarbij iets wordt opgeleverd. Je werkt continu aan de ontwikkeling van iets. Kanban gaat niet over het werken aan een hoger doel. Je bent constant taken aan het afvinken.” Gebruik bij projecten een andere Agile-methode, zoals Lean, Scrum of Design thinking.
Deze 5 stappen moet je zetten om Kanban binnen jouw organisatie of team te implementeren:
Goed om te weten: zowel het kanban bord als de rapportages zijn een middel, niet een doel. Kanban draait om het gesprek, het overzicht binnen een team en de voortgang die je hierbij boekt.
Op een Kanban-bord is de status van projecten gevisualiseerd: van nieuwe taken tot de taken die afgerond zijn en geïmplementeerd kunnen worden. Een Kanban board bevat de volgende elementen:
Om de taken van een Kanban-board succesvol af te ronden, is een goede brandstory essentieel. “Als klant vertel je eigenlijk aan wildvreemde mensen wat jij graag wilt. Op basis van jouw story moeten anderen datgene kunnen opleveren, wat jij nodig hebt”, zegt Eva. Een goede story zorgt ervoor dat iedereen elkaar snapt, de wensen duidelijk zijn en er genoeg informatie is om een oplossing voor het probleem te zoeken.
De kwaliteit van je story bepaalt, het succes van de story Eva van Dijk, Scrum-master en business information manager bij Randstad Professional | Yacht
Met een helder verhaal, optimaliseer je de uitvoerbaarheid van een story. Beredeneer je story dus vanuit de gebruiker. “Dat betekent dat je heel erg een ‘how, what, why’-verhaal krijgt”, vertelt Eva. Een succesvolle brandstory geeft antwoord op de volgende vragen:
Met deze antwoorden vul je de onderstaand zin aan. Deze zin vormt de story : Als [wie] wil ik [wat], zodat ik [waarom].
Tot slot benoem je de acceptatiecriteria van een story. Dit zijn de criteria waaraan een story moet voldoen, om hem als ‘af’ te bestempelen.
Gebruik de INVEST-checklist om te controleren of je story klaar is om te gebruiken.
Hoewel Kanban niet geschikt is voor projectmatig werken, werkt de visuele weergave van het Kanban board in combinatie met Scrum juist wel goed. “Op het bord geef je aan wat jullie met elkaar oppakken in een gestelde periode, in welke volgorde jullie dat doen en wat prioriteit heeft.”
Het grote verschil tussen Scrum en Kanban, is dat Kanban niet werkt met een backlog waar alle nog niet opgepakte onderdelen van een project overzichtelijk zijn opgeslagen.
Kanban is een Agile-methode waarin een workflow vaak is gevisualiseerd in 3 of 4 (of meer) categorieën. Bij ‘to do’ staat het werk dat nog gedaan moet worden, bij ‘in progress’ staat wie waar mee bezig, als iets getest kan worden verschuift de kaart naar ‘testing’ en als het in de praktijk kan worden toegepast eindigt de taak bij ‘deploy’. Zo hebben alle team members en stakeholders zicht op het werkproces. De kracht van Kanban zit ‘m vooral in het zichtbaar maken van kennis werkzaamheden en in het opdelen van grote taken in kleine stappen.
Kanban geeft een visuele overview van de status van taken tijdens een project. Het voordeel hiervan is dat de workflow overzichtelijk in kaart wordt gebracht en deze effectief is te managen. Dankzij het WIP-limiet op een Kanban Board zijn eventuele bottlenecks in het proces eenvoudig te identificeren. Dit bevort de cyclustijd van projecten en geeft de mogelijkheid om nauwkeuriger te voorspellen wanneer taken afgerond zijn, waarmee jij jouw klantwaarde vergroot.
Kanban ontstond in de Toyota-fabriek. Medewerkers kregen kratten met onderdelen om zo de auto in elkaar te zetten. Wegens tekorten werden deze kratten gevuld met onderdelen van verschillende leveranciers. Om het werkproces voor iedereen overzichtelijk te maken, werd de Kanban (Japans voor visueel kaartje) bedacht. Inmiddels zijn de onderdelen vervangen door taken en de leveranciers door professionals op kantoor. Het einddoel is hetzelfde gebleven: een product waar het team en de klant blij mee zijn, zowel tijdens de ontwikkeling als in het gebruik.
