Afspraken met leveranciers overzichtelijk en transparant vastleggen en hier actief op sturen. Eenvoudig gesteld is dit de definitie van contractmanagement, tot voor enkele jaren terug een ondergeschoven kindje bij zo goed als alle organisaties. Inmiddels is contractmanagement aan een flinke opmars bezig. Niet vreemd, zo stelt Yacht op basis van ervaring. Goed contractmanagement draagt bij aan een beter (financieel) resultaat én vermindering van risico’s.
Operationeel, tactisch en strategisch
Yacht onderscheidt een drietal gradaties als we het over contractmanagement hebben: operationeel, tactisch en strategisch. Welke contracten zijn er? Wat is de looptijd? Welke afspraken zijn gemaakt? Deze feiten en cijfers overzichtelijk op een rij hebben, valt onder het operationele deel en is samen te vatten onder de noemer contractadministratie.
Een goede contractadministratie kan worden gezien als het fundament waarop het actieve sturen kan plaatsvinden; oftewel het ‘tactisch’ beheren van het contract. Leg je de contracten in de bureaula en komen ze pas weer op tafel als afspraken niet worden nagekomen, dan is er een grote kans op het ‘weglekken’ van waarde. De professionals van Yacht op het vlak van contractmanagement zijn dan ook duidelijk: het contract moet tot leven komen, het contract moet (pro)actief worden beheerd.
Evaluatiemomenten essentieel
Zijn de afspraken bij alle betrokkenen bekend? Komt de leverancier na wat is afgesproken? Voldoen aangekochte producten en diensten aan de verwachtingen en eisen? Of zijn er (tussentijdse) verbeteringen mogelijk? Op welke contracten moet met het oog op de impact voor de organisatiedoelen de meeste focus? Het zijn voorbeelden van vragen die een contractmanager bezighouden op het tactische level. Voor tijdige antwoorden zijn evaluatiemomenten tijdens de looptijd van een contract essentieel.
Mooi praktijkvoorbeeld is een contract met een wegenbouwer voor de aanleg van een snelweg. Pas in het laatste deel van de looptijd komt asfaltering om de hoek kijken. De ontwikkelingen en innovaties op het gebied van asfalt volgen elkaar snel op. De mogelijkheid is reëel dat op het moment van realisatie een kwalitatief betere oplossing voorhanden is dan aan het begin van de looptijd.
Contractmanagers zijn altijd in gesprek met alle betrokkenen in het algemeen en de stakeholders in het bijzonder. De richting van het actief sturen wordt immers bovenal bepaald door de feedback die via hen op tafel komt. En wie de stand en gang van zaken nauwgezet volgt, kan aan het einde van de contractduur ook weloverwogen beslissen over het vervolg. Wel of niet verlengen? En zo ja, hoe? Onder dezelfde of andere voorwaarden?
Strategische uitgangspunten
Boven het operationele en tactische niveau hangt het bepalen van de strategische uitgangspunten. Wat zijn de richtlijnen voor goed contractmanagement? Het gaat dan over zaken als: welke toegevoegde waarde moet een leverancier in het algemeen bieden met oog op de organisatiedoelstellingen en aan welke KPI’s moet worden voldaan? Plus: welke risico’s ben je als overheid of onderneming bereid te nemen? Contractmanagement is een belangrijk onderdeel van riskmanagement.
Samenwerking inkoper en contractmanager
Yacht is met haar professionals op het vlak van contractmanagement vooral actief in de publieke sector, bij centrale en decentrale overheden. En dat in de disciplines diensten (denk aan inkoop personeel), levering (producten als printers, kantoormeubilair) en werken (gebouwen, infrastructuur). Een nauwe samenwerking tussen inkoper en contractmanager wordt als belangrijke voorwaarde voor succes gezien.
Door elkaar scherp te houden, ieder vanuit de eigen taken en verantwoordelijkheden, stuwen de inkoper en de contractmanager elkaar naar betere resultaten. Samen sparren is belangrijk, vooral in de fase voorafgaand aan het sluiten van een contract. Het gaat daarbij onder meer over de aanpak om tot de meest geschikte leverancier te komen en kennispunten waarover ze moeten beschikken. Maar zeker ook over de inhoud van de afspraken die gemaakt worden met leveranciers, wat cruciaal is met het oog op de latere sturing.
Vertaalslag van eigen organisatie naar leverancier
Waar inkoper en contractmanager ook zeker over moeten spreken, is de interne behoefte aan in te kopen diensten of producten. Meer dan de inkoper heeft de contractmanager scherp wat de eigen organisatie wenst of nodig heeft. Terwijl inkoop de focus op ‘wetten en regels’ heeft, is de contractmanager continu in gesprek met de interne klant en stakeholders. Wat wordt ingekocht moet immers de eigen business dienen, het moet bijdragen aan de doelstellingen. Een contractmanager maakt als het ware de vertaalslag van de behoefte van de eigen organisatie naar de leverancier.
Forecasting
Yacht merkt duidelijk dat steeds meer overheden en bedrijven ontdekken dat professioneel contractmanagement volop voordelen oplevert. Een goed inzicht in de lopende contracten, inclusief de inhoud, helpt je nadrukkelijk bij het in control hebben en houden van je business. Door gesprekken van contractmanagers met stakeholders wordt niet alleen helder wat de behoeften zijn op de korte termijn, maar ook wat de wensen zijn in de verdere toekomst. Dit levert weer voordelen op met het oog op forecasting. In plaats van het regelmatig inkopen van bepaalde producten of diensten in kleinere hoeveelheden, kun je als organisatie bijvoorbeeld groter inkopen en profiteren van volumekorting.
Leveranciers als verlengstuk
Intensief contact over de gang van zaken en het verloop van alle contractuele afspraken met de leveranciers, zorgt ervoor dat ook bij hen alles scherp onder de aandacht blijft. Met als resultaat een grotere kans dat alles keurig wordt nagekomen. Sterker, wie de leverancier ziet als verlengstuk van de eigen organisatie haalt in veel gevallen zelfs meer uit een contract dan bij het afsluiten is voorzien, zo is de ervaring van Yacht.
Leveranciers zijn op hun gebied de specialist. Zij weten welke ontwikkelingen spelen in hun branche. Hoe kan een dienst of product optimaal benut worden? Of: welke oplossing sluit het beste aan bij de behoefte die leeft? Wat zijn ontwikkelingen gedurende de contractperiode waarmee bij het afsluiten al rekening moet worden gehouden? Bij goed contractmanagement worden de kennis en kunde van de leveranciers optimaal benut. Met de contractmanager als spil wordt zo met vereende krachten gewerkt aan een beter (financieel) resultaat én vermindering van risico’s.
Meer weten over Yacht SCM&P?
Ben jij op zoek naar een nieuwe opdracht als planner, supply chain manager, logistic engineer, inkoper of contractmanager? Lees hier alles wat je moet weten over Yacht Supply Chain Management & Procurement.
