Heb jij als senior Programmasecretaris een duidelijk organisatietalent en haal jij jouw energie uit zorgdragen dat alles op rolletjes loopt? Vind je het leuk om bezig te zijn binnen een dynamische en afwisselende stad en heb je ervaring binnen / affiniteit met gebiedsontwikkeling en beschik je over een helikopterview? Dan maken we graag kennis met jou!
Waar kom je te werken?
Dordrecht is een inspirerende stad vol ambities. We hebben een roemrijk verleden én grootse plannen voor de toekomst. In het jaar 2030 is onze stad een nog betere versie van zichzelf: een levendige stad die beweegt naar 140.000 inwoners.
Je komt te werken binnen het team Project- en Programmasecretarissen als onderdeel van de afdeling Intergemeentelijk Project- en Programmamanagement (IPM) van het cluster Management en Ondersteuning. IPM en bestaat uit de teams Programmamanagement, Projectmanagement, Project- en Programmasecretarissen en Projectsecretariaat. Het team project- en programmasecretarissen verzorgt de ondersteuning voor complexe, multidisciplinaire en integrale programma's en projecten in het fysieke, economische en sociale domein binnen Dordrecht en de overige Drechtsteden.
Daarmee dragen zij een steentje bij aan het realiseren van een aantrekkelijke stad en regio. De teamleden zijn met elkaar verbonden in hun professionaliteit als ondersteuner. Wat wij doen is samen hard werken en we helpen elkaar waar nodig. Wij zijn echte doorpakkers.
Wat ga je doen?
Je levert een bijdrage aan de realisatie van de ambities van het programma en de teamsamenwerking. Je biedt organisatorische en administratieve ondersteuning aan de projectmanagers en het programmateam. Je ondersteunt ook concreet bij het accounthouderschap en advisering richting het bestuur. Je behoudt het overzicht, verbindt, organiseert en bereidt zaken voor. Je zorgt ervoor dat zaken procesmatig doorlopen en afspraken en acties zijn geborgd. Zo lever je een belangrijke bijdrage om te komen tot meer samenhang in de verschillende deelprojecten en daarmee tot meer impact in de fysieke buitenruimte van Dordrecht. De belangrijkste taken die je hebt, zijn:
· Vervullen van een belangrijke rol in de ondersteuning van de programmamanager en het projectteam;
· Relatienetwerk opbouwen en actief onderhouden; intern (project, lijnorganisatie, politiek) en extern (bewoners, bedrijven, marktpartijen);
· Inhoudelijke en organisatorische voorbereiding en regie diverse ambtelijke en bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten;
· Uitzetten en opvolgen van acties en werkzaamheden die uit de overleggen en bijeenkomsten voortvloeien;
· Verantwoordelijk voor dossiervorming van het project;
· Inhoudelijk voorbereiden gesprekken stakeholders/partners,
· Leidende rol op gebied van communicatie en omgevingsmanagement; vanuit inhoud inplannen, communicatieadviseurs betrekken en aansturen a.h.v. inhoud project en gevoeligheid project; meedenken en sparren met communicatieadviseur;
· Initiatief nemen actief tijdig bijwerken van website (en evt. andere social media) met communicatieadviseur; concepten aanleveren vanuit inhoud project(actualiteit),
· Trekken proces van totstandkoming communicatieproducten/marketing en participatie;
· Vervullen van een ondersteunende rol in de financiële monitoring en beheersing van het project;
· Adviseren en ondersteunen bij diverse inhoudelijke onderwerpen/vraagstukken
· Verzorgen en actueel houden van de bestuurlijke planning;
· Signaleren van risico's en knelpunten in planning en tijdig betrekken van de juiste mensen bij beslissingen;
· Overzien van verschillende project onderdelen en hierbij focus houden op de resultaten;
· Bewaken van voortgang, verzamelen van input en onderhouden van relaties met diverse stakeholders en samenwerkingspartners;
· Sparringpartner (en rechterhand) voor/van de projectmanager;
· Procesbewaking, voorbereiding en samenstellen (kwartaal- en bestuurs-)rapportages, projectplannen en besluitvormingsstukken;
· Coördineren en monitoren bestuurlijke besluitvorming en de vastlegging in e-besluit vastleggen (voornamelijk voor en vanuit: Staf, Opdrachtgeversoverleg, Stuurgroep, Interbestuurlijk overleg, College, Raadscommissie en Gemeenteraad);
· Bijdrage leveren aan verdere professionalisering van het projectmanagement, beginnend met een project start up.
Functie-eisen
Je bent geboren voor project- en programmamatig werken en samenwerken. Je hebt een bestuurlijke antenne, bent omgevingssensitief, stressbestendig en resultaatgericht. Je bent communicatief sterk in woord en geschrift, verbindend en in staat snel tot overzicht te komen. Je hebt een sterk planmatig en organisatorisch vermogen en werkt proactief. Zelfstandig werken gaat je gemakkelijk af en je signaleert wat er speelt en leeft en speelt hierop in.
Verder:
· HBO/WO werk- en denkniveau bij voorkeur in de richting Planologie of Bestuurskunde
· Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring bij complexe binnenstedelijk projecten, besluitvorming binnen gemeentelijke organisaties, projectbeheersing en omgevingsmanagement;
· Bestuurlijke sensitiviteit.
· Je hebt ervaring met organiseren, verslaglegging, dossiervorming en monitoring;
· Je bent bekend met fysieke opgaven binnen een grotere gemeente;
· Je schrijft gemakkelijk en kunt programmamanagers en strategische beleidsadviseurs hierbij ondersteunen.
· Je hebt een gezond arbeidsethos, bent flexibel en hebt geen 9-5 mentaliteit;
· Je weet de juiste prioriteiten te stellen, bent efficiënt, gestructureerd en werkt nauwkeurig;
· Ervaring met gemeentelijke ICT-systemen is voor ons een pré.
Arbeidsvoorwaarden
Aantal uur: 36
Start: z.s.m.
Duur: een jaar met optie op verlenging
Tarief: schaal 10
Inclusiviteit en diversiteit
Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent. We geloven dat diverse teams van belang zijn voor ons als lerende organisatie, die voorop wil blijven lopen in de wereld van werk. Want juist verschillen tussen mensen zorgen voor groei. Van collega's, klanten, kandidaten en daarmee van Yacht. Heb jij een uniek talent? We ontmoeten je graag.