Ben jij een ervaren bestuursassistent die de Board members op governance, organisatorisch, beleidsvormend en uitvoerend gebied gaat ondersteunen en wil je graag aan de slag bij een gespecialiseerde P&I-club? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Ben je op je best wanneer je leiding geeft aan het organiseren van alle bijeenkomsten van de Board, de Raad van Commissarissen (RvC), de Raad van Advies (RvA), de Algemene Ledenvergadering (ALV) en het MT?
Welkom bij NNPC: een kleine, gedreven club assurantieprofessionals die vanuit hun kantoorvilla in Haren de toon zetten binnen dit specifieke segment: verzekeringen voor de scheep- en binnenvaart.
NNPC is een gespecialiseerde P&I-club met focus op eigenaren van zeeschepen en binnenvaartschepen.
Ze blinken uit in customer intimacy: ze staan naast, achter en voor hun leden. NNPC legt de lat hoog voor zichzelf. Hun focus op customer intimacy, operational excellence en product leadership helpt hen om dag in dag uit waar te maken waar ze voor staan: de beste verzekeraar en adviseur zijn voor hun leden en klanten.
Als kleine onderneming zijn ze persoonlijk, en als onderdeel van een groter geheel kunnen ze alles bieden wat de grootste P&I-clubs hun klanten kunnen bieden. NNPC is een gepassioneerde club assurantieprofessionals die elkaar stimuleren het beste uit zichzelf te halen en continu te verbeteren om zo de beste verzekeraar en adviseur te zijn voor hun leden en klanten, heel persoonlijk, 24/7.
Als Senior Bestuursassistent bij NNPC ondersteunt je de Board members op governance, organisatorisch, beleidsvormend en uitvoerend gebied, zodat de Board members zich op de het besturen van de organisatie en de strategische en tactische bedrijfsvoering kunnen concentreren.
Je plant en bewaakt de jaar activiteitenkalender en de uitvoering van governance, je adviseert – gevraagd en ongevraagd – over de uitvoering van kalender en governance-activiteiten.
Binnen de rol van senior bestuursassistent zijn er vijf aandachtsgebieden: plannen en bewaken (1), Coördinatie/Regie/Leidinggeven/Projectmanagement (2), Analyse en Advies (3),
Uitvoering HR-beleid en aansturen Personeels- en Salarisadministratie (4) én Secretarieel (5).
1. Plannen en bewaken
- Jaar activiteitenkalender opstellen, door Board laten accorderen en uitvoering bewaken;
- Plan in samenspraak met Board en voorzitter RvC voldoende tijd voor beraadslaging en besluitvorming door Board, RvC en RVC-commissies;
- Draagt zorg dat de Board en RvC over goede informatie en goede documentatie beschikt;
- Een adequaat besluitvormingsproces inrichten;
- Zorgdragen dat er voldoende tijd beschikbaar is voor discussie en dat er afspraken worden gemaakt over tijdslijnen en communicatie;
- Toezicht op gemaakte afspraken, lopende processen en relevante verplichtingen; Bewaakt de uitvoering van genomen besluiten, zet deze uit en volgt actiepunten van Board en RvC.
2. Coördinatie/Regie/Leidinggeven/Projectmanagement
- Leidinggeven aan het organiseren van alle bijeenkomsten van Board, Raad van Commissarissen (RvC), Raad van Advies (RvA), Algemene Ledenvergadering (ALV) en MT en alle aspecten die daar bij komen kijken; richting leden Board, RvC en andere in- en externe stakeholders of informatievoorzieners en bij afwezigheid Management Assistant overpakken;
- Leidinggeven aan en regisseren van de inhoud van de governance aspecten van de Board- en RvC-agenda, zorgt ervoor dat alle organen op de hoogte zijn van hun mandaat en zich daar aan houden. Treedt daarin proactief en coachend op;
- Geeft leiding aan Stafmedewerker voor de uitvoering van Promotie, HR Beleid, Personeels- en Salarisadministratie en Kwaliteit én aan Management Assistant ten behoeve van optimaal Officemanagement;
- Uitbestedingen: verantwoordelijk voor het proces van beheersing van uitbestedingen.
3. Analyse en Advies
- Houdt de strategische agenda en activiteitenkalender bij om naar aanleiding daarvan suggesties doen m.b.t. (strategische) thema’s of onderwerpen die besproken moeten worden met RvC of leden om een soepele governance relatie te bevorderen;
- Ziet toe op een correcte uitvoering van in statuten en/of andere documenten vermelde of bij wet bepaalde procedures en stuurt daarbij de sleutelfuncties aan voor wat betreft tijdigheid;
- Voert werkzaamheden uit die voortkomen uit eisen van toezichthouders
- Volgt governance ontwikkelingen en geeft gevraagd en ongevraagd advies aan Board of RvC met betrekking tot noodzakelijke of gewenste aanpassingen in de governance structuren, mandaten, processen of gedrag;
- Is rechterhand van de Board in het regisseren en het optimaliseren van de relatie met de RvC en leden;
4. Uitvoering HR-beleid en aansturen Personeels- en Salarisadministratie
- Aanspreekpunt medewerkers met vragen over het NNPC HR Beleid;
- Opleidingscoördinator: onderhouden Opleidingsplan, en coördinatie/uitvoering opleidingsplan en opleidingsadministratie;
- Contact houden met hogescholen en universiteiten. Je zorgt ervoor dat NNPC als werkgever goed gepositioneerd is;
- Opstellen en monitoren uitvoer HR-kalender;
- Begeleiden vacatures, stuurt voor de uitvoer hiervan de stafmedewerker aan (opstellen vacatureteksten, planning, organiseren assessments, opstellen arbeidsovereenkomsten);
- Monitoren en bewaken van veiligheid, welzijn en gezondheid medewerkers, aansturen verzuimpreventie en verzuimbegeleiding (uitvoer door stafmedewerker), RI&E opstellen en onderhouden;
- Het Personeelshandboek onderhouden;
5. Secretarieel
- Stelt agenda’s op, verzamelt documenten die de Raad van Commissarissen nodig heeft om besluiten te kunnen nemen;
- Bewaakt de kwaliteit, volledigheid en tijdigheid van de agenda en stuurt zo nodig bij gedurende het proces;
- Notuleert vergaderingen: Board, RvC, RvA en ALV;
- Stuurt Stafmedewerker aan op het correct en tijdig uitvoeren van de Personeels- en Salarisadministratie.
Functie-eisen
- HBO/HBO-plus Werk- en denkniveau Rechten;
- Minimaal 5 jaar ervaring als Bestuursassistent of in een vergelijkbare functie;
- Uitgebreide kennis van en ervaring met relevante rechtsgebieden, zoals verzekeringsrecht, ondernemingsrecht, financieel recht (kennis van de Wft), governance en de daarmee samenhangende wet- en regelgeving;
- Ervaring met en kennis van statuten, reglementen, algemene vergaderingen, etc.
- Ervaring met toezicht vanuit DNB is een grote pré;
- Uitstekende mondeling en schriftelijke communicatie in Nederlands en Engels (Duits is een pré).
Competenties
- Plannen en organiseren
- Realisatie van doelen
- Mondeling communiceren
- Aandacht voor kwaliteit
- Opbouwen en onderhouden van relaties
- Overzien van bedrijfsprocessen
- Flexibiliteit
Arbeidsvoorwaarden
NNPC biedt jou een uitdagende en afwisselende functie als Senior Bestuursassistent waarin jij jezelf verder kunt ontwikkelen en van meerwaarde kunt zijn voor de organisatie. Je kunt hierbij rekenen op een mooi salaris, pensioenregeling en persoonlijke ontwikkeling.
De arbeidsvoorwaarden zijn goed en bespreken we graag persoonlijk met je;
Secundaire arbeidsvoorwaarden omvatten onder andere:
- Premievrij pensioen
- Opleidingen, cursussen of seminars die voor de uitoefening van de functie
noodzakelijk zijn worden vergoed (na overleg bestuur NNPC)
Je werkplek: een mooi kantoor in een prachtige groene omgeving, het centrum van Haren, de op- en afrit van de snelweg en het station zijn dichtbij. Vanaf deze locatie ben je snel in Groningen
Bedrijfsinformatie
Opgericht in 1937 als onderlinge verzekering door en voor Groningse reders, is NNPC er al meer dan 80 jaar voor hun leden; eigenaren van zeeschepen en sinds 2007 ook van binnenvaartschepen en woonboten. NNPC staan hen met raad en daad terzijde en ze zijn 24 uur per dag bereikbaar en beschikbaar. Net zoals hun reders, bevrachters, kapiteins en scheepseigenaren.
Vanuit hun kernwaarden transparantie, integriteit en financiële stabiliteit maken ze waar door consequent vanuit het belang van hun leden en klanten te denken. Klein of niet, De Nederlandse Bank stelt aan de solvabiliteit van onze club exact dezelfde hoge eisen als aan de allergrootste spelers. Zij voldoen daar ruimschoots aan.
Zie ook hun website:
https://www.nnpc.nl/over-nnpc/
Solliciteren
Herken jezelf in deze veelzijdige en onmisbare rol als senior bestuursassistent? Ben jij die tactische bruggenbouwer tussen bestuur en operatie en zorg je ervoor dat alles professioneel voortvarend loopt?
Dan zie ik graag je sollicitatie en motivatie tegemoet! Uiteraard beantwoord ik ook graag jouw vragen over deze vacature.
Een assessment en screening maken deel uit van deze sollicitatieprocedure.
Inclusiviteit en diversiteit
Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent. We geloven dat diverse teams van belang zijn voor ons als lerende organisatie, die voorop wil blijven lopen in de wereld van werk. Want juist verschillen tussen mensen zorgen voor groei. Van collega's, klanten, kandidaten en daarmee van Yacht. Heb jij een uniek talent? We ontmoeten je graag.